Soms zijn misverstanden en fouten niet te voorkomen. Daarom kan er niet worden uitgesloten dat een klant, die via Treatwell heeft geboekt en hierbij heeft vooruitbetaald (Treatwell App, Treatwell-website), uiteindelijk niet alle behandelingen heeft afgenomen die bij de boeking vermeld staan.
In zo’n situatie, wanneer de klant recht heeft op een terugbetaling van een vooruitbetaalde boeking gemaakt via Treatwell, volg je deze stappen:
- Vertel de klant dat vooruitbetalingen alleen volledig kunnen worden terugbetaald en dat u contact moet opnemen met Treatwell, aangezien u de terugbetaling niet kunt uitvoeren.
- Bel dan ons Customer Experience-team.Het nieuwe en correcte subtotaal moet ter plekke worden betaald.
- Maak hiervoor een nieuwe afspraak aan, inclusief de behandelingen die daadwerkelijk zijn uitgevoerd en voer een checkout uit door gebruik te maken van de betaalmethode die van toepassing is.
- Open vervolgens de oorspronkelijk geboekte afspraak en voeg een opmerking toe.
- Laat daarna de afspraak in de agenda staan (zonder een checkout uit te voeren), omdat deze later, als onderdeel van de daadwerkelijke terugbetaling, zal verdwijnen.