Soms zijn misverstanden en fouten niet te voorkomen. Daarom kan er niet worden uitgesloten dat een klant, die via Treatwell heeft geboekt en hierbij heeft vooruitbetaald (Treatwell App, Treatwell-website), uiteindelijk niet alle behandelingen heeft afgenomen die bij de boeking vermeld staan. In zo’n situatie, wanneer de klant recht heeft op een terugbetaling van een vooruitbetaalde boeking gemaakt via Treatwell, volg je deze stappen:
Instrueer de klant dat vooruitbetalingen alleen volledig kunnen worden terugbetaald en dat de klant contact moet opnemen met Treatwell, aangezien jij de terugbetaling niet kunt uitvoeren. De klant moet dan ons Customer Experience-team bellen (NL: 020 7900190 of voor BE: 02 588 47 55). Het nieuwe en correcte subtotaal moet ter plekke worden betaald. Maak hiervoor een nieuwe afspraak aan, inclusief de behandelingen die daadwerkelijk zijn uitgevoerd en voer een checkout uit door gebruik te maken van de betaalmethode die van toepassing is. Open vervolgens de oorspronkelijk geboekte afspraak en voeg een opmerking toe. Laat daarna de afspraak in de agenda staan (zonder een checkout uit te voeren), omdat deze later, als onderdeel van de daadwerkelijke terugbetaling, zal verdwijnen.
Wat moet ik doen als ik een klant moet terugbetalen nadat er al vooruitbetaald is (bijvoorbeeld omdat een behandeling ter plekke niet kon doorgaan)?
