Inhoudspagina
- Waar is de POS quicklist ('Verkoop') te vinden?
- Product / Salonvoucher
- Stortingen & opnames
- Dag afsluiten
- Transacties
- POS Help Centre
Waar is de POS quicklist ('Verkoop') te vinden?
Bovenaan de agendaweergave vind je een klein kassasymbool. Door op dit symbooltje te klikken, open je de zogenaamde 'POS quicklist' met de meestgebruikte functies van de Treatwell POS-module.
Product / Salonvoucher
Deze functie kan worden gebruikt wanneer klanten langskomen zonder afspraak, maar wel producten, salonvouchers of giftcards bij jou willen kopen. Het venster zal geen behandelingen tonen en de checkout werkt op dezelfde manier als een checkout van een behandeling.
Stortingen & opnames
Wanneer je contant geld opneemt uit de kassa of juist geld stort, dan moet je een transactie uitvoeren. Om dat op de juiste manier te doen, dien je altijd de correcte transactietype te kiezen. Wanneer je geld opneemt uit de kassa zonder een checkout of terugbetaling uit te voeren, dan dien je te kiezen voor 'opname'. Een voorbeeld hiervan is wanneer je geld opneemt om het naar je bank te brengen. Doe je juist geld in de kassa en voer je geen checkout of terugbetaling uit? Dan dien je voor 'storting' te kiezen. Je kiest bijvoorbeeld voor deze optie wanneer je extra wisselgeld in de kassa doet om te gebruiken voor bij de volgende checkouts.
Om deze transacties uit te voeren dien je de POS-functies 'storting' en 'opname' te gebruiken van de POS quicklist.
Opmerking: een 'storting' en 'opname' hoort niet te worden gebruikt voor contante checkouts of contante terugbetalingen.
Vragen over hoe een 'storting' en 'opname' horen te worden gelabeld voor je administratie worden beschouwd als belastingadvies. Bij dergelijke vragen vragen we je daarom contact op te nemen met je belastingadviseur of accountant.
Dag afsluiten
Treatwell POS heeft één belangrijke regel: elke geopende werkdag moet uiteindelijk gesloten worden.
Hoe sluit je de dag
De dag sluiten is de laatste taak op een werkdag. Controleer of er een checkout is uitgevoerd voor alle afspraken. De kleuren bij de afspraken helpen je hierbij: de blauwe zijn afgerond, de groene nog niet. Open de POS quicklist en klik op ‘dag afsluiten’. Vervolgens klik je op ‘open kassa’ en tel je al het contant geld.
Als je de volgende werkdag wil beginnen met dat bedrag, voer het in en sluit de dag. Als je de volgende werkdag wil beginnen met een ander beginsaldo, sluit de dag dan nog niet af en registreer een opname of een storting. Een voorbeeld: je hebt €247 contant geld geteld in je kassa en je wil de volgende dag met €100 beginnen. Dit betekent dat je €147 uit de kassa moet halen. Het bedrag registreer je als geldopname en voeg een gepaste notitie toe (bijv. “Overboeking naar bankrekening”). Ga vervolgens terug naar ‘dag afsluiten’, voer het bedrag in dat nu in de kassa zit (€100 in het geval van ons voorbeeld) en sluit de dag. Hierna ontvang je een report van de dagafsluiting.
Het openen en sluiten werkdagen
Het concept van openen en sluiten van werkdagen is niet voor iedereen bekend. Hieronder volgt daarom een korte uitleg.
Het openen van een werkdag is simpel, aangezien het automatisch gaat. Het is altijd de eerste POS-transactie van de dag, denk aan een checkout, terugbetaling, opname of storting.
Het sluiten van de dag is iets ingewikkelder: het is je laatste bevestiging dat alles - gerelateerd aan POS - is afgerond voor de dag. De dag sluiten is dus een bevestiging dat je voor alle afspraken een checkout hebt uitgevoerd en dat je alle - als dit van toepassing is - terugbetalingen hebt afgerond. Daarnaast heb je ook alle stortingen en opnames geregistreerd.
Als de dagafsluiting eenmaal is uitgevoerd, dan kan deze niet meer worden heropend. POS-transacties zullen gedeactiveerd worden tot de volgende werkdag. Dit betekent dat de volgende POS-transactie een nieuwe werkdag opent. Als de vorige werkdag niet is afgesloten, dan moet je dit eerst doen. Anders is het starten van een nieuwe werkdag niet mogelijk.
Opmerkingen: het POS-systeem, gebaseerd op je POS-transacties, verwacht altijd een bepaald bedrag in je kassa. Als het ingevoerde bedrag bij 'geld in kassa' en het geregistreerde 'eindsaldo' van elkaar verschillen bij de dagafsluiting, dan wordt er automatisch een 'kassacorrectie' van het saldo geregistreerd.
Geprint thermisch papier vervaagt na verloop van tijd. Zorg ervoor dat je voorzorgsmaatregelen neemt en bijvoorbeeld kopieën of scans hebt van bonnen om te voldoen aan de bewaarplicht.
Transacties
Onder 'Transacties' vind je alle transacties en bonnen die zijn geregistreerd in de Treatwell POS-module. Je kunt van dagen wisselen door de linker- en rechterpijlen te gebruiken. Je ziet dan een uitgebreid en chronologisch overzicht van dagelijkse transacties. Elke geldstroom van de dag is hier terug te vinden. Je ziet wat er is verkocht, wanneer dit is gebeurd, aan wie je het hebt verkocht en voor welke prijs het is verkocht.
Opmerking: het overzicht met 'Transacties' vind je ook via het 'Rapporten'-menu.
POS Help Centre
Het POS Help Centre kan ook via de POS quicklist worden bereikt. Zo kun je bij vragen of onduidelijkheden makkelijk en snel de antwoorden vinden.