Plannen kunnen last minute veranderen - zowel voor jou als voor de klant. Vanaf nu kun je afspraken die via de Treatwell marktplaats gemaakt zijn, zelf voor je klanten annuleren in je Connect-agenda. Met deze nieuwe fucntie wordt het beheren van je agenda dus nog makkelijker. En onze klantenservice bellen voor een annulering is verleden tijd.
Hoe werkt het?
Tijdens het annuleringsproces in Connect wordt alle belangrijke informatie stap voor stap duidelijk weergegeven.
- Als u op "Afspraak annuleren" klikt, wordt u gevraagd of u of de klant wil annuleren.
- Op het volgende scherm wordt u gevraagd om iets meer informatie te geven over waarom de bestelling wordt geannuleerd.
- Klik rechtsonder op "Afspraak annuleren".
- Als de afspraak buiten het terugbetalingsbeleid valt, wordt u gevraagd of u de klant wilt terugbetalen of niet. Dit zal de bestelling in zijn geheel annuleren en zorgen voor een volledige terugbetaling.
- De bestelling wordt dan geannuleerd en de klant krijgt een e-mail ter bevestiging.
Houd er rekening mee dat annulering een zeer gevoelig proces is. Hoe vaker u afspraken annuleert, hoe meer uw Treatwell-ranking kan dalen.
Wanneer jij (de salon) de afspraak annuleert
Als jij (door onvoorziende omstandigheden) de afspraak moet annuleren, neem dan altijd eerst contact op met de klant. Als de afspraak geannuleerd is, ontvangt de klant daarnaast een automatische annuleringsbevestiging via de e-mail. Als een vooruitbetaalde afspraak wordt geanuleerd, betalen wij het bedrag aan de klant terug.
Wanneer de klant de afspraak wil annuleren
Als de klant contact met je opneemt om de afspraak te annuleren, kun je dit dus zelf met ze regelen. Zodra de afspraak geannuleerd is, ontvangen ze altijd een bevestiging (hierin wordt de klant doorverwezen naar Treatwell voor vragen over de annulering).
Indien een klant een voorafbetaalde afspraak binnen de annuleringsperiode annuleert, betalen wij het bedrag terug. Via automatische e-mails brengen we klanten op de hoogte van annuleringen en tergubetalingen.
Wanneer een voorafbetaalde afspraak buiten de annuleringsperiode wordt geannuleerd, is het aan jou om te bepalen of je de klant wilt terugbetalen of niet. Hierdoor bescherm jij jezelf en je inkomsten. Welke manier je ook kiest, wij zullen de klant een e-mail sturen om hen te informeren over het gekozen annulerings- en terugbetalingsproces.
Als een klant ervoor had gekozen om in de salon te betalen, sturen we een email om te informeren over de annulering.
Soms kan er een fout gemaakt zijn; we adviseren de klant in de email dat ze contact moeten opnemen als de afspraak annuleren een vergissing was.