Rechtssicherheit und Zertifizierung

Inhaltsübersicht

• Ist Treatwell POS “finanzamtkonform”/ ”GoBD-zertifiziert”?
• Verfahrensdokumentation
• Wie kann Rechtssicherheit bezüglich der eingesetzten Kassensysteme erlangt werden?

Ist Treatwell POS “finanzamtkonform”/ ”GoBD-zertifiziert”?

Kurz und knapp: Ja! Treatwell hat die Audicon GmbH zu einer umfangreichen Prüfung von Kassensystem, Organisation und Dokumentation beauftragt, die Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 wurde im Oktober 2018 erteilt. Die Audicon GmbH ist bekannt als offizieller Lieferant der Finanzverwaltung im Bereich der digitalen Betriebsprüfung - also der Experte zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit von Kassensystemen.

Ausführliche Informationen:

Die gegenwärtige Rechtslage in Deutschland sieht momentan keine rechtsverbindliche Bestätigung über die Rechtskonformität von Kassensystemen vor:

“Die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination der DV-Systeme für die Erfüllung außersteuerlicher oder steuerlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten lassen keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzbehörde zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu. Dies gilt umso mehr, als weitere Kriterien (z. B. Releasewechsel, Updates, die Vergabe von Zugriffsrechten oder Parametrisierungen, die Vollständigkeit und Richtigkeit der eingegebenen Daten) erheblichen Einfluss auf die Ordnungsmäßigkeit eines DV-Systems und damit auf Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen haben können.” (GoBD, 179)

Angesichts dieser Unsicherheit ist die gegenwärtig beste Möglichkeit für Softwarehersteller die Ordnungsmäßigkeit des Kassensystems mittels einer umfangreichen Prüfung von Softwareprodukten gemäß Prüfungsstandard PS 880 vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) feststellen zu lassen. Treatwell hat hierfür die Audicon GmbH  für eine Softwarebescheinigung gemäß PS 880 beauftragt. Die Audicon GmbH ist offizieller Lieferant der Finanzverwaltung im Bereich der digitalen Betriebsprüfung: Sie hat den Beschreibungsstandard zur Datenträgerüberlassung für Betriebsprüfungen mit der Finanzverwaltung und die Programme “IDEA” und “AIS TaxAudit” für die Finanzverwaltung im Bereich der digitalen Betriebsprüfung entwickelt.

Audicons offizieller Kooperationspartner, die Interev GmBH , der Experte für die Entwicklung, Prüfung und Beratung von rechtssicheren IT-Geschäftsprozessen, hat die Softwarebescheinigung im Oktober 2018 erteilt. Sie ist hier abrufbar, der Abschlussbericht wird auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

Mit einer Softwarebescheinigung gemäß PS 880 weist ein Softwarehersteller nach, dass sein Teil der Verantwortung im Rahmen der steuerrechtlichen Verpflichtungen geprüft und als positiv bestätigt wurde. Hierzu müssen Verarbeitungsfunktionen und programminterne Kontrollsysteme angemessen umgesetzt sein und eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation vorliegen. Als Grundlage für die Analyse dienen die rechtlichen Regelungen des HGB, AO, GoBD, IDW PS 330, IDW PS 880, IDW RS FAIT 3, Entwurf eines Gesetzes zum Schutz von Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen & Technische Verordnung zur Durchführung des Gesetzes zum Schutz von Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen.

Trotz erteilter Softwarebescheinigung sei angemerkt, dass das eingesetzte Kassensystem immer nur ein Teil der Buchführung ist. Ob die jeweilige Buchführung ordnungsgemäß ist hängt von vielen Kriterien ab - beispielsweise vor allem von der Richtigkeit und Vollständigkeit der eingegeben Daten. Geprüft werden kann im Rahmen eines Testats immer nur eine bestimmte Softwareversion. Für zukünftige Software-Versionen gilt daher, dass die für die Bescheinigung relevanten Funktionen entweder unverändert bleiben oder nur so weiterentwickelt werden, dass die Bewertung der Prüfung unberührt bleibt. Sollten sich Änderungen ergeben, bei denen Zweifel bestehen, wird eine erneute Prüfung veranlasst werden.

Verfahrensdokumentation

Die GoBD (“Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”) schreiben vor, dass Unternehmer zum Verständnis der Buchführungen oder Aufzeichnungen eine sogenannte Verfahrensdokumentation erstellen müssen. Das Kapitel “Systembeschreibung” der ‘Treatwell POS Verfahrensdokumentation’ ist so gestaltet, dass es als Teil einer anzufertigenden Verfahrensdokumentation durch den Unternehmer übernommen werden kann. Die ‘Treatwell POS Verfahrensdokumentation’ kann hier heruntergeladen werden.

Wie kann Rechtssicherheit bezüglich der eingesetzten Kassensysteme erlangt werden?

Die Finanzbehörden betonen bisweilen an verschiedenen Stellen, dass allein der Steuerpflichtige die Ordnungsmäßigkeit nachweisen muss. Zusätzlich gibt es für Kassenhersteller keine rechtskräftige Möglichkeit, die Konformität der Systeme bescheinigen zu lassen.

Streng betrachtet läuft diese Situation also darauf hinaus, dass bei einer Betriebsprüfung immer im Einzelfall entschieden werden kann. Für Unternehmer ist es daher wichtig, geeignete Systeme einzusetzen, stets eine gute und aktuelle Dokumentation zu pflegen und einen “guten Gesamteindruck” zu erwecken, um das Risiko zu minimieren, dass die Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesen angezweifelt wird.

Mit der Einführung der “Kassen-Nachschau” zu Beginn von 2018 wurde dieser Umstand noch weiter verschärft. Weil wir als Kassenhersteller in steuerlichen und juristischen Fragen nicht beratend tätig werden dürfen, verweisen wir auf das Einholen von fachkundiger Beratung durch einen Steuerberater oder Rechtsanwalt.