Inhaltsübersicht
- Unternehmensdaten einrichten
- Allgemeine Hinweise zu Treatwell POS
- Grundprinzip von Treatwell POS
- Belegerteilungspflicht
- Haftungsausschluss
Erste Schritte und wichtige Informationen
Unternehmensdaten einrichten
Zu Beginn der Nutzung von Treatwell POS sollten Sie Ihre Unternehmensstammdaten prüfen. Diese werden auf die von Ihnen mit Treatwell POS erstellten Bons gedruckt. Rufen Sie hierfür unter ‘Einstellungen’ den Reiter ‘Finanzen’ auf. Achten Sie beim Eintragen insbesondere darauf, dass Ihr Unternehmensname inklusive Rechtsform, Ihre Adresse sowie Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer korrekt hinterlegt sind.
Allgemeine Hinweise zu Treatwell POS
Ohne Connect kein Treatwell POS: Grundvoraussetzung für eine korrekte Kassennutzung ist die vollständige und gewissenhafte Pflege des Connect-Kalenders mitsamt aller Termine, denn diese werden direkt im Kalender abkassiert. Alle Erläuterungen zu Treatwell POS setzen voraus, dass Sie mit Connect arbeiten: Dass Sie also im Umgang mit dem Kalender trainiert wurden und auch alle notwendigen Informationen (z.B. Service-Liste, Mitarbeiter, Öffnungszeiten, Arbeitszeiten und insbesondere Termine) korrekt und vollständig eingepflegt wurden. Ob Sie Connect am Computer oder mit Tablet über die ‘Connect: Salon-Management’-App nutzen, spielt für die Software-Funktionen keine Rolle - Unterschiede bestehen lediglich in der Optik und in der Steuerung des Star Micronics mPOP, denn nur die Connect-App veranlasst diesen zu drucken oder die Kassenschublade zu öffnen.
Wichtig: Erläuterungen, die diese beiden Funktionen beinhalten, setzen immer voraus, dass Sie das ‘Treatwell POS Setup’, also das Star Micronics mPOP und die Connect iOS-App am iPad bzw die Connect Android-App am Android Tablet verwenden.
Grundprinzip von Treatwell POS
Immer wenn Sie Transaktionen, die Ihren Geld-Fluss betreffen (z.B. Abkassieren, Rückerstattungen, Einlagen und Entnahmen) in Treatwell POS ausführen, wird der Vorgang protokolliert: Dabei werden auch immer automatisch Uhrzeit und Datum gespeichert & archiviert.
Möglich sind diese Funktionen ausschließlich, wenn der heutige Tag in Treatwell POS geöffnet ist. Geöffnet ist der Tag, wenn für den letzten Geschäfts-Tag in der Vergangenheit, an dem beschriebene Funktionen genutzt wurden, ein Tagesabschluss durchgeführt wurde - und für den heutigen Tag noch kein Tagesabschluss durchgeführt wurde.
Der Tagesabschluss kann an jedem Tag exakt ein Mal durchgeführt werden. Er ist unwiderruflich und nicht zu korrigieren.
Im Alltag sieht das folgendermaßen aus: Führen Sie abends den Tagesabschluss nicht durch, so müssen Sie am nächsten Tag diesen als erstes machen, damit die Kassenfunktionen für den neuen Tag wieder freigeschaltet werden. Das System hält auch hier natürlich fest, wann der Tagesabschluss exakt durchgeführt wurde: erst am nächsten Tag. Für Transaktionen gilt das Gleiche: Es ist unerheblich an welchem Tag z.B. ein Termin im Kalender liegt. Protokolliert wird die Transaktion immer für den Tag mit der Uhrzeit, an der sie durchgeführt wurde. Erstatten Sie also beispielsweise eine Transaktion eines vergangenen Tages zurück, bleibt der Tagesabschlussbericht des vergangenen Tages selbstverständlich unverändert. Die Rückerstattung fließt in den Tagesabschluss des Tages, an dem sie tatsächlich durchgeführt wurde. Als Anwender sollten Sie dies bei der Nutzung immer beachten. Es ist unerlässlich, dass Sie gewissenhaft und diszipliniert vorgehen, jede Bewegung unmittelbar in Treatwell POS verbuchen - und am Ende eines jeden Arbeitstags einen korrekten Tagesabschluss durchführen. Treatwell POS ist cloudbasiert. Ihre (Stamm-)Daten werden nicht auf Ihren Geräten sondern auf unseren Servern gespeichert. Dies vereinfacht nicht nur Installation und Zugang sondern sorgt auch dafür, dass all Ihre Geräte auf denselben Datensatz zugreifen. Sollten Sie beispielsweise Ihren Kalender an einem Computer mit großen Bildschirm nutzen und das Abkassieren am Tablet durchführen, ist diese Architektur einerseits technische Voraussetzung und andererseits ein großer Vorteil im Tagesgeschäft.
Belegerteilungspflicht
Seit 01.01.2020 gilt in Deutschland die Belegerteilungspflicht: Für jeden Kunden muss zwingend ein Beleg erstellt und dem Kunden ausgehändigt werden. Der Beleg kann entweder ausgedruckt oder elektronisch übergeben werden (z.B. als Datei per Email gesendet, ein bloßen Vorzeigen am Display genügt nicht). Für Kunden besteht keine Pflicht, den Beleg anzunehmen.
Der übliche Weg der Belegausgabepflicht zu entsprechen besteht leider darin, jeden Beleg auszudrucken - ganz gleich ob der Kunde ihn will oder nicht. So sieht es das Gesetz vor, Treatwell kann dies nicht ändern. Treatwell kann auch nicht überwachen, ob Sie der Belegerteilungspflicht tatsächlich nachkommen, dies liegt in Ihrer Verantwortung.
Haftungsausschluss
Wir arbeiten jeden Tag daran, besser zu werden. Für unseren Online-Kalender Connect heißt das: Als Experten für Online-Buchung zu erfassen, welche Funktionen Ihnen in Zukunft Mehrwert bringen. Aber natürlich auch zuhören und umsetzen, was unsere Partner hierfür schon heute brauchen. Treatwell POS steht nicht nur sinnbildlich für diese kontinuierliche Verbesserung, natürlich wird es selbst wie alles andere bei Treatwell kontinuierlich besser gemacht. Für einzelne beschriebene Funktionen oder Vorgehensweisen schließen wir daher Gewährleistung und Ansprüche aus.
Wir wollen Ihr Partner in vielen Angelegenheiten sein, bestimmte Themen müssen wir aber anderen Experten überlassen: beispielsweise Fragen zu Steuern und Finanzen. Für Funktionen unseres Kassenprogramm sind wir die Experten, konkrete Fragen zur Verbuchung, Steuern und Finanzen dürfen wir aus rechtlichen Gründen aber nicht beantworten.
Treatwell POS unterstützt exakt eine Kassenschublade mit integriertem Bondrucker: das StarMicronics mPOP. Ganz einfach, weil das mPOP nicht nur super aussieht, sondern weil es sich mit dem iPad bzw. Android Tablets kinderleicht einrichten und über unsere ‘Connect: Salon-Management’-App auch super einfach bedienen lässt. Sollten Sie bereits ein aktuelles Ipad besitzen, können Sie dieses natürlich verwenden - falls auf dem iPad mindestens die iOS-Version 9 installiert ist. Für Android Tablets gilt, dass mindestens die Android-Version 5 installiert sein muss. Support für Bondruck und das Öffnen der Kassenschublade leisten wir ausschließlich für dieses sogenannte ‘Treatwell POS Setup’.