Inhaltsübersicht
- Wo befinden sich die Schnellfunktionen ('Verkauf')?
- Produkt / Gutschein
- Einlage & Entnahme
- Tag abschliessen
- Kassenbuch
- POS Help Center
Wo befinden sich die Schnellfunktionen ('Verkauf')?
Im Kalender befindet sich oben ein kleines Kassensymbol. Per Klick öffnen Sie darüber das Menü mit den sogenannten Schnellfunktionen von Treatwell POS.
Produkt / Gutschein
Diese Funktion ist für jene Fälle, in denen Kunden keinen Termin haben, aber Produkte oder unbestimmte Wertgutscheine (Eigene Gutscheine) kaufen möchten. Diese Maske unterscheidet sich im Vergleich zum gewöhnlichen Abkassieren von Terminen lediglich dadurch, dass Services ausgeblendet sind. Das Vorgehen ist also prinzipiell dasselbe wie beim Abkassieren eines Termins.
Einlage & Entnahme
Jede Veränderung des Barbestands muss unmittelbar protokolliert werden - natürlich auch jene, die nicht bei Kassiervorgängen erfolgen. Hierfür verwenden Sie die Schnellfunktionen ‘Einlage’ und ‘Entnahme’.
Zu Beginn der Nutzung von Treatwell POS ist Ihre Kassenschublade leer. Das Wechselgeld, das Sie entsprechend einlegen müssen, verbuchen Sie als Einlage.
Nehmen Sie dagegen Bargeld aus der Kassenschublade, um die Bareinnahmen des Tages z.B. zur Bank zu bringen, buchen Sie eine ‘Entnahme’.
Anmerkungen: Alternativ können Einlagen & Entnahmen auch über ‘Kassenbuch’ gebucht werden.
Fragen, wie Sie einzelne Einlagen und Entnahmen verbuchen oder bezeichnen sollen, kommen einer steuerlichen Beratung gleich. Entsprechend müssen wir Sie hier an Ihren Steuerberater/ Buchhalter verweisen.
Für Bar-Verkäufe oder Bar-Rückerstattungen sind beide Funktionen ausdrücklich nicht zu verwenden.
Tag abschliessen
Für Treatwell POS gilt eine wichtige Regel: Jeder Geschäftstag, der einmal geöffnet worden ist, muss auch wieder geschlossen werden.
Tagesabschluss durchführen
Grundsätzlich sollte der Tagesabschluss die allerletzte Aufgabe des Tages sein. Als erstes prüfen Sie im Kalender, ob auch wirklich alle Kunden abkassiert worden sind. Die Farben der Termine helfen Ihnen dabei: Blaue sind schon, grüne müssen noch abkassiert werden. Dann öffnen Sie die Kassenschnellfunktionen und wählen ‘Tag abschliessen’. Danach wählen Sie ‘Kassenschublade öffnen’ und zählen das darin vorhandene Bargeld. Falls Sie mit diesem Barbestand den Tag beenden (und logischerweise den nächsten damit auch beginnen) möchten, tragen Sie den Betrag ein und wählen ‘Tag abschliessen’.
Falls Sie den nächsten Tag mit einem anderen Anfangsbestand öffnen möchten, schliessen Sie den Tag noch nicht ab sondern buchen davor noch eine entsprechende Einlage bzw. Entnahme. Falls Sie zum Beispiel gezählt haben, dass in Ihrer Kassenschublade CHF 247.- sind, Sie aber mit CHF 100.- starten möchten, dann müssen Sie CHF 147.- noch aus der Kasse nehmen. Statt den Tag zu schließen buchen Sie jetzt also diese Entnahme und halten dabei auch einen aussagekräftigen Hinweis fest (je nach Grund z.B. “Einzahlung auf das Geschäftskonto”). Dann gehen Sie zurück zum Tagesabschluss, tragen den Abschlussbestand (in unserem Beispiel CHF 100.-) ein und wählen ‘Tag abschliessen’. Daraufhin erhalten Sie den Kassenabschlussbericht (Z-Bon).
Tagesabschluss verstehen
Geöffnet wird ein Geschäftstag immer automatisch und zwar durch die erste Kassentransaktion die an einem Tag gebucht wird. Also zum Beispiel durch einen Abkassiervorgang, eine Rückerstattung, eine Entnahme oder eine Einlage.Tage ohne Kassentransaktionen, also z.B. jene an denen Ihr Salon geschlossen ist, werden also erst gar nicht geöffnet und müssen auch nicht geschlossen werden.
Den Tag zu schließen ist etwas komplizierter als ihn zu öffnen: Im Grunde ist er die finale Bestätigung, dass alle Kassentransaktionen des heutigen Tages vollständig und korrekt gebucht worden sind. Indem Sie den Tag schließen, bestätigen Sie also, dass für heute alle Kunden abkassiert wurden und dass - falls nötig - auch alle Rückerstattungen, Entnahmen und Einlagen in Treatwell POS festgehalten worden sind.Sobald ein Geschäftstag geschlossen worden ist, bleibt er auch geschlossen, kann also nicht wieder geöffnet werden. Bis der nächste Kalendertag anbricht können dann keine Kassentransaktionen mehr gebucht werden.
Ist der vergangene Geschäftstag geschlossen worden, eröffnet die erste Kassentransaktion am nächsten Geschäftstag dann den neuen Geschäftstag. Falls der Vergange noch nicht geschlossen worden ist, muss das immer direkt nachgeholt werden. Denn nur dann kann der neue Geschäftstag geöffnet werden.
Anmerkungen:
Basierend auf den von Ihnen gebuchten Kassentransaktionen “erwartet” Treatwell POS immer einen Bargeldbestand in Ihrer Kassenschublade. Falls beim Tagesabschluss der Bargeldbestand, den Sie eingeben, nicht mit dem, der erwartet wird, übereinstimmt, übernimmt Treatwell POS immer den von Ihnen eingetragenen Bestand und bucht die Differenz automatisch als ‘Kassenkorrektur’.
Bedrucktes Thermopapier verblasst im Laufe der Zeit. Um die Aufbewahrungspflicht zu erfüllen, sollten Sie entsprechende Vorkehrungen treffen (z.B. Kopien oder Scans).
Kassenbuch
Unter ‘Kassenbuch’ können Sie alle jemals in Treatwell POS verbuchten Transaktionen & Belege einsehen. Im Kassenbuch werden alle Geschäftsvorfälle - also bare und unbare - aus Vollständigkeitsgründen festgehalten. Die jederzeitige Kassensturzfähigkeit wird dadurch gewährleistet, dass bare Geschäftsvorfälle klar als solche gekennzeichnet sind und unbare herausgerechnet werden.
Über die nach links und rechts gerichteten Pfeile können Sie von Tag zu Tag wechseln, rechts können Sie zwischen einer Standard- und einer erweiterten Ansicht hin- und herwechseln. Sie sehen jeweils alle Transaktionen des Tages in einer detaillierten chronologischen Liste; jede Bewegung eines Tages lässt sich hier also nachvollziehen. Sie können so z.B. genau erfassen, was zu welchem Zeitpunkt, an wen für welchen Preis verkauft wurde.
Hinweis: Alternativ können Sie die Ansicht ‘Kassenbuch’ auch über ‘Berichte’ ansteuern.
POS Help Center
Über das Schnellfunktionen-Menü gelangt man auch leicht zu diesem Treatwell POS Help Center. Dies hat den Vorteil, dass Unklarheiten im Umgang mit Treatwell POS schnell beseitigt werden können.