Inhaltsübersicht
- Kassiervorgang einleiten
- Zusätzlich Produkte verkaufen
- Eigene Gutscheine abgeben
- Produkt- und Gutscheinverkäufe zuordnen
- Rabatt geben oder Verkaufspreis erhöhen
- Kassiervorgang abschließen
Termin abkassieren
Kassiervorgang einleiten
Um einen Termin abzukassieren, klicken Sie diesem im Kalender einfach an. In der Maske befindet sich dann ein Feld mit der Aufschrift ‘Abkassieren’. Per Klick öffnet sich die Kassenmaske. Der entsprechende Termin ist automatisch für den Kassiervorgang vorausgewählt.
Zusätzlich Produkte verkaufen
Produkte können bequem in derselben Kassiermaske hinzugefügt werden, sie befinden sich in der Maske unterhalb der Dienstleistungen.
Sobald Sie die Produktoption gewählt haben, können Sie ein in Ihrem Inventar bereits angelegtes Produkt (über die Eingabe von mindestens zwei Buchstaben bzw. das Anklicken der Vorschläge) auswählen. Im Inventar können Sie auch den Bestand eines jeden Produkts verwalten - beim Abkassieren wird Ihnen dann angezeigt, wie viele Einheiten noch vorhanden sein sollten.
Ist das Produkt noch nicht vorhanden, können Sie dieses in derselben Maske auch direkt anlegen: Hierfür den Produktnamen und den Verkaufspreis inklusive MwSt. hinterlegen. Letztere wird hierbei standardmäßig 7,7% gesetzt. Nachdem der Kassiervorgang abgeschlossen wurde, wird das neue Produkt automatisch in Ihrem Produkt-Inventar gespeichert.
Falls der Kunde verschiedene Produkte kaufen möchte, können Sie beide Vorgänge beliebig oft wiederholen. Für sämtliche ausgewählte Produkt-Positionen können Sie jeweils per Klick auch die Anzahl der zu verkaufenden Produkte festlegen. Vorausgewählt ist stets die Anzahl ‘1’.
Eigene Gutscheine abgeben
Möchte der Kunde zusätzlich zum Termin noch einen Wertgutschein für Ihre Dienstleistungen & Produkte erwerben, können Sie diesen bequem in derselben Kassiermaske hinzufügen: Eigene Gutscheine befinden sich ebenfalls in der Maske unterhalb der Dienstleistungen.
Sobald Sie die Gutscheinoption gewählt haben, können Sie ihn anlegen, indem Sie Beschreibung, Betrag und Anzahl festlegen. Es wird systemisch keine Mehrwertsteuer veranschlagt, denn Eigene Gutscheine werden immer als unbestimmte Wertgutscheine behandelt: Mit ihnen kann jede Dienstleistung und jedes Produkt aus Ihrem Angebot bezahlt werden. Für solche Gutscheine (z.B. ein Gutschein im Wert von CHF 50.-) ist bei der Abgabe nicht festgelegt, für welche konkrete Leistung oder für welches Produkt und auch nicht wann dieser Gutschein eingelöst werden wird. Die Umsatzsteuer wird dann nicht bei der Gutscheinabgabe sondern bei der Gutscheineinlösung fällig. Die Abgabe eigener Gutscheine wird im Tagesabschlussbericht nicht im Tagesumsatz sondern in einer eigenen Sektion ausgegeben (Behandlung Eigener Gutscheine).
Anmerkung: Treatwell leistet explizit keine steuerrechtliche Beratung. Jene ist immer durch den Anwender bei einem Steuerberater einzuholen.
Produkt- und Gutscheinverkäufe zuordnen
Die Verkaufsberichte beruhen auf den einzelnen Abkassiervorgängen. Damit diese Berichte also auch akkurat sind, achten Sie darauf, dass jeder einzelne Verkauf korrekt festgehalten wird.
Die Umsätze von Dienstleistungen werden immer anhand des Kalenders zugeordnet: Der Mitarbeiter, der den Termin in seiner Spalte im Kalender hat, erhält auch den Umsatz der Dienstleistung. Weil aber andere Mitarbeiter an denselben Kunden Produkte oder Eigene Gutscheine verkaufen könnten, können diese Verkäufe leicht manuell anderen Mitarbeitern zugeordnet werden: In solchen Fällen klicken Sie die Position einfach an und wählen dann unter ‘verkauft von’ den entsprechenden Mitarbeiter.
Rabatt geben oder Verkaufspreis erhöhen
Prozent-Rabatte können gegeben werden, indem Sie einfach auf die jeweilige Position, also Dienstleistung, Produkt oder Eigener Gutschein klicken. Alternativ kann dann auch jeweils der Preis geändert werden. Beides gilt natürlich immer nur für diesen Kassiervorgang.
Zahlungsmethode festlegen
Sind alle abzukassierenden Positionen festgelegt, wird der offene zu zahlende Betrag angezeigt. Jetzt muss die Zahlungsmethode ausgewählt werden. Zahlungsmethoden sind kombinierbar: Zahlt ein Kunde beispielsweise einen Teil bar und den anderen mit EC-Karte, müssen sämtliche gegebenen Beträge jeweils korrekt angegeben werden.
Barzahlung
Soll bar bezahlt werden, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Es erscheint der offene zu zahlende Gesamtbetrag. Sollte der Kunde nicht passend zahlen, tragen Sie immer den gegebenen Wert ein, Treatwell POS berechnet dadurch das Wechselgeld und weist dieses auch auf dem Bon aus. Nachdem der Betrag eingetragen wurde, bestätigen Sie dies per Klick.
Kartenzahlung
SumUp: Über die Connect App können Zahlungen, die von SumUp durchgeführt werden, nahtlos angenommen werden. Die Kartenzahlung schließt dann das Abkassieren gleich mit ab. Klicken Sie hier, um zunächst SumUp-Kartenleser und Treatwell Connect App einzurichten.
Um so eine Zahlung vorzunehmen, klicken Sie einfach ‘Karte’, falls nötig ändern Sie den zu belastenden Betrag und bestätigen Kartenzahlung und Kassiervorgang indem Sie “belasten” klicken.
Dann wacht der SumUp-Kartenleser auf und in der Treatwell Connect App erscheint kurz darauf ‘Karte vorhalten oder einstecken’. Reichen Sie dem Kunden dann den SumUp-Kartenleser, damit er das tun kann. Grössere Beträge, die kontaktlos bezahlt werden erfordern eine PIN-Eingabe kleine nicht.
Am SumUp-Kartenleser wird nun der zu belastende Betrag angezeigt. Bitten Sie den Kunden diesen zu prüfen, den PIN einzugeben und die Zahlung zu bestätigen.
Sobald die Kartenzahlung dann erfolgreich durchgeführt worden ist, wird automatisch auch der Kassiervorgang abgeschlossen, in der Connect App wird dann die ‘Zahlungsübersicht’ angezeigt.
Alle anderen Kartenleser: Kartenzahlungen über andere Lesegeräten können nicht nahtlos über die Treatwell Connect App durchgeführt werden. Die Zahlungsinformationen können und sollten aber gespeichert werden.
In solchen Fällen führen Sie die Zahlung immer ausserhalb von Treatwell POS durch und speichern diese danach in Treatwell Connect: Sie wählen hierfür ‘Karte’, dann den Typ (z.B. Maestro, V Pay, VISA, Mastercard oder American Express) und gegeben den gezahlten Betrag ein.
Wichtig: Ist der gegebene Betrag höher als der zu zahlende Betrag, wird die Differenz für alle Kartenzahlungen als unbares & umsatzsteuerfreies Trinkgeld verbucht. Ausführliche Erläuterungen finden Sie unter Trinkgelder.
Weitere Zahlungsmethoden
Zahlt der Kunde mit einem von Ihnen oder einem Drittanbieter ausgegebenen Gutschein oder einer anderen von Ihnen akzeptieren Zahlungsart, wählen Sie diese Schaltfläche. Hier wählen Sie die zutreffende Kategorie aus und tragen jeweils eine korrekte Beschreibung ein, beispielsweise Name oder Nummer des Gutscheins. Auch hier erscheint der offene zu zahlende Betrag.
Wichtig: Ist der gegebene Betrag höher als der zu zahlende Betrag, wird die Differenz für alle Weiteren Zahlungsmethoden als unbares umsatzsteuerfreies Trinkgeld verbucht. Ausführliche Erläuterungen finden Sie hierzu unter ‘Trinkgelder’.
Online-Vorabzahlung
Für Treatwell-Buchungen, die durch den Kunden bereits vorab online bezahlt wurden, wird der geleistete Betrag automatisch vorausgewählt. Sollte sich der Gesamtpreis erhöhen, weil der Kunde beispielsweise noch Produkte kauft, kann der zusätzliche Betrag über alle anderen zur Verfügung stehenden Zahlungsmethoden abkassiert werden.
Hinweise:
Wo Menschen agieren, da geschehen Missverständnisse und Fehler:
Sollte es vorkommen, dass ein Kunde einen über Treatwell vorab bezahlten Termin nicht vorher absagt und ihn platzen lässt, klicken Sie wie gewohnt im Termin auf ‘Nicht erschienen’. Dadurch wird nicht nur der Kunde über sein Versäumnis per Email informiert sondern der Termin (und damit die Vorabzahlung, die Sie dennoch erhalten werden) automatisch abkassiert.
Sollte es dagegen passieren, dass bei vorab über Treatwell bezahlten Terminen vor Ort nicht alle gebuchten Services stattfinden und dem Kunden eine Teilerstattung zusteht, dann ist der korrekte Zahlungsbetrag immer komplett vor Ort zu begleichen, für die Rückerstattung muss sich der Kunde an Treatwell wenden. Ausführlich wird das Vorgehen für diesen Fall unter 'Häufige Fragen & Antworten' beschrieben.
Kassiervorgang abschließen
Abkassierenden Mitarbeiter auswählen
Nach der Auswahl der Zahlungsmethode wählen Sie per Klick aus, welcher Mitarbeiter den Kassiervorgang durchführt. Der Name wird nach Abschluss des Kassiervorgangs auch auf den Bon gedruckt.
Kassiervorgang finalisieren
Erst wenn sämtliche Positionen korrekt eingegeben sind, schliessen Sie den Kassiervorgang über die entsprechende Schaltfläche ab. In allen Fällen wird dann die Rechnung und der Vorgang selbst gespeichert Im Anschluss ist er unter ‘Kassenbuch’ aufgeführt. Der Termin im Kalender ist dann nicht mehr grün sondern blau und kann nur verändert werden, wenn er zuvor rückerstattet wurde.
Anmerkung: Der Kassiervorgang lässt sich erst abschliessen, wenn der zu zahlende Gesamtbetrag und die als gegebenen eingetragenen Beträge übereinstimmen oder letzterer höher liegt: Sind vom Kunden beispielsweise CHF 65.- zu bezahlen, aber erst CHF 45.- als bezahlt eingetragen, lässt sich der Termin nicht abschliessen.
Bondruck
Nach jedem abgeschlossenen Abkassiervorgang erscheint eine Maske. Dort haben Sie die Möglichkeit, per Klick eine Rechnung zu drucken. Sie können hier auch ‘Beleg automatisch drucken’ wählen. Hierdurch wird in Zukunft immer automatisch ein Bon gedruckt, sobald der Termin abkassiert wurde. Diese Einstellung lässt sich an derselben Stelle jederzeit rückgängig machen.
